Wielu kolekcjonerów wysyła do nas wiadomości. Jedne przychodzą bez problemów, inne znikają. Część wiadomości trafia na główny e-mail, inne lecą do admina, a jeszcze inne na zupełnie inne, nawet nieistniejące skrzynki. Wśród setek wiadomości trafiają się zarówno te dobrze przemyślane, jak i zdawać by się mogło przypadkowe. Dziś słów kilka o e-mailach i o tym, że nie taki wilk straszny jak go malują. Przedstawiamy kolejny poradnik, który pomoże Wam się odnaleźć w zawiłościach związanych z kontaktem z nami.

E-mail - jedyny słuszny sposób kontaktowania się

Wielokrotnie to powtarzamy, ale zrobimy to kolejny raz i podkreślimy, że preferowanym sposobem kontaktu z nami jest wiadomość e-mail. Owszem posiadamy profile w mediach społecznościowych, ale ich działanie stawia wiele do życzenia, dlatego i tak wiadomość e-mail jest podstawowym sposobem kontaktu z nami.

Co powinna zawierać wiadomość

Kiedyś w szkołach uczono pisać listy. Dziś podobno naucza się pisania e-maili, ale okazuje się, że i tak jest z tym problem. Największą bolączką jest fakt, że otrzymujemy wiadomości niepodpisane, albo podpisane tylko imieniem. Równie często treść wiadomości wpisana jest w temacie - pół biedy jak jest to tylko jedno zdanie, a najczęściej tak nie jest. Kompletnie zaś rozbija nas brak treści, a i takie wiadomości dostajemy. Prosimy więc, aby za każdym razem wysyłając do nas wiadomość sprawdzić, czy zawiera ona temat (te bez tematu najczęściej lecą do spamu), treść i dane nadawcy (tu sugerujemy za każdym razem podawanie pełnego imienia i nazwiska, a w przypadku zamówień także danych adresowych).

Kolekcjonerów jest sporo, więc i nie sposób każdego zapamiętać. Nawet jeśli często piszecie do admina, ktoś inny może nie wiedzieć o jaką Anię, Zbyszka czy Jolę chodzi.

Gdzie wysyłać wiadomości

Aby ułatwić nam działanie i skrócić czas reakcji na e-maila ustaliliśmy główne kanały kontaktu. W zależności od tematu wiadomości należy wysyłać je na konkretny, określony w zakładce adres e-mail. I tak:

- zamówienia znaczków, domówienia, potwierdzenia odwiedzonych miejsc, wszelkie zapytania dotyczące znaczków, spraw kolekcjonerskich, obsługi zamówień wysyłamy na adres info@znaczki-turystyczne.pl

- sprawy związane ze stroną internetową i mediami społecznościowymi, a więc relacje, uwagi dotyczące działania strony internetowej, błędy na stronie, kwestie związane z aplikacją wysyłamy na web@znaczki-turystyczne.pl

- zdjęcia do galerii fotografii na stronie, okazjonalnie inne projekty związane ze zdjęciami ogłaszane przez admina wysyłamy na zdjecia@znaczki-turystyczne.pl Chęć wysłania takiego zbioru najlepiej wcześniej uzgodnić z adminem, bo może się okazać, że jest inny, łatwiejszy sposób na wymianę tego typu plików.

Wysłana wiadomość i brak dpowiedzi - co robić, jak żyć? 

Niekiedy się zdarzy, że po kilku dniach od wysłania wiadomości nie odpisujemy na e-mail. Warto w takim przypadku w pierwszej kolejności sprawdzić kilka faktów, bo być może to pozwoli Wam samym określić powód naszego milczenia. W pierwszej kolejności sprawdzamy poprawność adresu e-mail, na który wiadomość została wysłana, następnie przeszukujemy folder "Spam" w swojej poczcie (tam równie często trafiają nasze wiadomości). Jeśli wysyłaliście do nas zamówienie z potwierdzeniami, to przede wszystkim sprawdźcie wielkość załączników, bo prawdopodobnie nasz system pocztowy odrzucił tę wiadomość właśnie ze względu na rozmiar załączników. 

Na wszelkie zapytania staramy się odpowiadać jak najszybciej, ale kiedy mamy inne pilne zajęcia czasem minie dzień, zanim zaczniemy działać. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja z realizacją zamówień, ale w obu przypadkach, jeśli nie odzywamy się przez ok. tydzień, warto wysłać zapytanie raz jeszcze lub napisać kolejną wiadomość z zapytaniem, czy poprzednia dotarła.

Brak reakcji na wiadomość wysłaną poprzez SMS lub media społecznościowe 

Tak jak wspomnieliśmy powyżej, preferujemy kontakt poprzez e-mail. Czasem jednak otrzymujemy od Was sms-y, a nawet wiadomości na prywatne konta w różnych komunikatorach. Na sms-y z grzeczności czasem odpisujemy, komunikatory ignorujemy. Nieco inaczej wygląda sytuacja z mediami społecznościowymi. Tam na wszystkie wiadomości odpowiadamy, ale wiele razy zastrzegaliśmy, że nie robimy tego codziennie, szczególnie teraz, kiedy wiadomość wysłana poprzez FB potrafi pokazać się dopiero po 2-3 dniach. Z tego m.in. względu preferujemy kontakt poprzez e-mail.

Człowiek nie zając - spać musi 

Niekiedy otrzymujemy wiadomość o godzinie 21:00, a kolejnego dnia o 8 rano już jesteśmy bombardowani telefonami lub e-mailami z zapytaniem "co z moim zamówieniem/zapytaniem". Spokojnie, wszystko w swoim czasie. Nam się też należy odpoczynek i nawet jeśli zobaczymy wiadomość tuż po jej wpłynięciu, nie oznacza to, że od razu na nią odpowiemy. Pracujemy mniej więcej od 7 do 15 i w tych godzinach realizujemy swoje zadania. To, że admin widoczny jest w sieci o różnych porach, nie oznacza, że od razu zareaguje na wiadomość - raczej zostawi ją do dnia kolejnego. A kiedy już nadejdzie kolejny dzień, to wierzcie nam, ale pierwszą czynnością, jaką robimy, to odpowiedzi na Wasze e-maile. Niestety często jest tak, że w międzyczasie załatwiamy też inne sprawy (głównie z miejscami znaczkowymi), ale staramy się, by na koniec dnia wszystkie e-maile ze skrzynek pocztowych były "odpisane". 

Zabłąkana wiadomość (kiedy nie pomyśli się gdzie ją wysłać)

Człowiek to stworzenie, które dąży do wygody i bardzo często na adresy admina trafiają zamówienia, potwierdzenia pobytów lub inne zapytania w sprawie znaczków. Identycznie na adres firmowy trafiają pytania w sprawie aplikacji, relacje z wycieczek do opublikowania na facebooku i tym podobne. Wiadomości te dochodzą (żeby było śmiesznie często na wszystkie adresy równocześnie), a my albo odpisujemy kolekcjonerowi, albo przesyłamy wiadomości między sobą. Problem w tym, że generuje to niepotrzebne zamieszanie, ustalanie spraw między sobą, odkładanie spraw na później. Koniec końców wiadomość trafia na właściwy adres z opóźnieniem, odpowiedź też wychodzi z opóźnieniem i kolekcjoner jest niezadowolony. A czy nie lepiej było od razu wysłać e-mail tam gdzie trzeba? 

Od pewnego czasu staramy się edukować nadawców takich wiadomości, aby na przyszłość nie komplikowali nam działań. Pierwsze efekty już są :-)

E-mail zniknął - dlaczego?

90% przypadków tajemniczego zniknięcia e-maila spowodowanych jest przez fakt, że wysyłający nie zmniejszy wiadomości. Nasz system pocztowy nie jest z gumy i zbyt dużych e-maili nie przepuszcza. Blokuje się też wtedy, kiedy w jednym okresie wiele osób wpadnie na podobny pomysł i wyśle nam wiadomości z załącznikami (nie tylko kolekcjonerzy wysyłają nam zdjęcia np. z potwierdzeniami, mamy też wiadomości od miejsc znaczkowych oraz od grafików). Jeśli skrzynka się zapcha, kolejne wiadomości lecą w kosmos lub w najlepszym przypadku nadawca orientuje się, że otrzymał info z serwera o odrzucenia wiadomości. I właśnie dlatego naciskamy na to, by zmniejszać załączniki. Ułatwia to życie obu stronom i jak zwykle skraca czas.

I takie tam drobnostki

I na koniec zbiór pozostałych zasad ułatwiających życie. E-mail cieszy nas najbardziej, jeśli dotrze do nas w jednej części (nie trzeba go dzielić, a jeśli chcesz dodać w nim wiele załączników, to najpierw sprawdź czy nie trzeba ich zmniejszyć).